ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОРПОРАТИВНИ СЪБИТИЯ - CASE STUDY

Задачата

Проектът обединяваше два важни комуникационни акцента в едно събитие. От една страна стоеше Corteva Biologicals – брандът на Corteva, фокусиран върху биологичните решения. От друга – 30 години Pioneer България, което добавяше юбилейна стойност и изискваше събитието да има не само информационен, но и представителен и емоционален заряд.

Това означаваше, че форматът трябва да балансира няколко различни цели едновременно. Събитието трябваше да изглежда премиум, да бъде отлично организирано, да подчертае значимостта на повода и в същото време да създаде правилната среда за представяне на нови продукти пред важна клиентска аудитория.

Целите

Основните цели на събитието бяха две:

• да се представят новите биологични продукти пред българските клиенти
• да се отбележат 30 години Pioneer България по начин, който отговаря на мащаба и позицията на бранда.

Това изискваше не просто добра организация, а внимателно изградена последователност на цялото преживяване – от поканата и пристигането, през семинарната част и визуалната среда, до вечерната програма и цялостното усещане, което гостите трябваше да отнесат със себе си след края на събитието.

Нашата роля

Поехме цялостната организация на събитието. Хотелът беше избран предварително от клиента. Нашата задача беше да изградим всичко останало. Това включваше планиране, координация, визуална среда, програма и контрол на място.

Форматът беше два дни с една нощувка. Локацията беше луксозен хотел близо до София. Гостите бяха общо 240. Събитието трябваше да изглежда премиум, но и да работи за ясни бизнес цели.

Първият ден включваше пристигане и семинарна част. След това имаше четиричасова пауза за почивка и спа. Вечерната програма започваше с welcome drink. После следваха вечеря, шоу програма и дискотека.

На следващия ден гостите имаха закуска и свободно време. След това хотелът се освобождаваше. Цялата структура беше подредена така, че да съчетае бизнес част и преживяване.

Как изградихме преживяването?

Добре организираното събитие не се изчерпва с точна програма. Важно е всяка част да има ясна роля. Затова изградихме преживяването като последователен поток. Бизнес целите бяха в центъра на всичко.

Семинарната част беше поставена в началото на първия ден. Така новите продукти получиха фокус и правилен контекст. Гостите ги възприеха в официална и професионална среда. Това беше важно за доверието към новите решения.

След семинара оставихме достатъчно време за почивка. Пауза от четири часа не беше случаен избор. Тя създаде комфорт и по-добро настроение. Освен това даде възможност за неформални разговори между гостите.

Вечерната част имаше друга задача. Тя трябваше да надгради атмосферата и да остави силен емоционален отпечатък. Welcome drink-ът, шоу програмата и вечерята работеха заедно. Целта беше събитието да се помни като цялостно преживяване.

Така бизнес частта не остана изолирана. Тя беше обградена от правилна среда, ритъм и емоция. Именно това направи проекта по-силен от стандартно корпоративно събитие.

Какво подготвихме?

1. Разпределение на бюджета по пера

Още в началото разпределихме целия бюджет по основни пера. Включихме нощувки, храна, напитки, шоу програма и рекламни материали. Това даде ясна рамка на целия проект. Освен това улесни вземането на решения във всеки следващ етап.

Подобна структура е ключова при големи събития. Тя помага за контрол върху разходите. Също така пази качеството на изпълнението. Така всяко перо получава правилната тежест.

2. Покани в дигитален и печатен вариант

Създадохме покана в дигитален и печатен формат. В нея включихме визията на събитието и последователността на програмата. Материалът се използваше за разпращане по Viber и в разпечатан вариант. Целта беше информацията да бъде поднесена ясно, подредено и в подходяща визуална форма.

3. Подбор на менюто за вечерята и welcome drink-а

Работихме и по избора на менюто. Това включваше вечерята и welcome drink частта. Храната и напитките трябваше да отговарят на нивото на събитието. Освен това трябваше да подкрепят премиум усещането за гостите.

Кулинарната част не стои отделно от организацията. Тя влияе силно върху общото възприятие. Затова подбрахме решения, които да допълват формата и атмосферата. Така и тази част работеше за цялостното ниво на преживяването.

4. Банери, фотостена и подаръци за гостите

Изработихме рекламни материали – банерите,фотостената за събитието, както и подготвихме и подаръците за гостите. Всички тези елементи трябваше да работят в една обща визуална посока. Юбилейният повод и продуктовото представяне трябваше да се усещат еднакво силно.

Подаръците не бяха формалност. Те бяха част от цялостния завършек на преживяването. Чрез тях подсилихме вниманието към детайла. Това помогна събитието да остави по-пълен спомен след края си.

5. Сцена, видео стена и осветление

Организирахме подготовката на сцена, видео стена, подиум и осветление. За тази част работихме с външна фирма. Нашата роля беше да координираме процеса. Всичко трябваше да бъде синхронизирано точно и навреме.

Сцената имаше двойна функция. През деня трябваше да работи за презентациите. Вечерта трябваше да поеме шоу програмата. Затова прецизната подготовка беше критична. Точно тук добрата координация прави голямата разлика.

6. Welcome drink с акробати

Един от най-силните моменти беше welcome drink-ът. За него организирахме акробати на обръч. Те разливаха шампанско на гостите преди вечерята. Този елемент беше подбран умишлено.

Идеята беше преходът към вечерната част да бъде плавен, ефектен и запомнящ се. Така атмосферата се вдигаше още преди основната програма. Гостите усещаха, че вечерта ще бъде специална. Това повиши цялостното възприятие за нивото на събитието.

7. Организация на DJ, фотографи и видеографи

Поехме и организацията на DJ, фотографи и видеографи. Това беше важна част от подготовката. Атмосферата на място трябваше да бъде добре поддържана. Освен това събитието трябваше да бъде качествено заснето.

Изборът на правилните изпълнители беше ключов. Тяхната работа трябваше да бъде в синхрон с програмата. Всеки от тях имаше конкретна роля в ритъма на събитието. Добрата координация тук беше задължителна.

8. Организация на шоу програмата

Подготвихме и вечерната шоу програма. Тя включваше класически балет по време на вечерята. Освен това организирахме и шоу с музиканти. Целта беше да внесем класа, емоция и разнообразие.

Всяка част от програмата беше избрана с мисъл. Нищо не беше добавено случайно. Важното беше отделните изпълнения да допълват събитието. Така шоуто изглеждаше като естествено продължение на цялата вечер.

9. Менажиране и контрол по време на събитието

Участвахме активно и по време на самото събитие. Поехме менажирането и контрола на място. Следяхме всяка част от програмата в реално време. Целта беше всичко да се случва точно и без компромис.

Подобен контрол е решаващ за големи корпоративни формати. Добрият план е само началото. Истинската стойност се вижда на място. Именно тогава всички елементи трябва да работят като едно цяло.

Резултатът

Най-силният резултат беше ясен. Новите биологични продукти бяха продадени още преди официалния launch в България. Това показва, че събитието не беше само имиджово. То работеше и като реален бизнес инструмент.

Юбилейният повод също беше отбелязан по силен начин. Pioneer България получи събитие, което отговаря на мащаба на бранда. Corteva Biologicals получи правилната среда за представяне. Така и двете основни цели бяха изпълнени.

Гостите получиха добре организирано и завършено преживяване. Брандовото присъствие беше силно във всяка точка на контакт. Продуктовото представяне беше поставено в правилен контекст. Именно това доведе и до търговски резултат.